Agenda de los YEOs

  • Una vez que llega el inbound, sin demora, marcar en la aplicación Rotary YEO Portal que el estudiante ha llegado.
    Asegurar:
  • Que el inbound entrega al consejero el dinero del fondo de emergencia.
  • Tener acceso a los datos del seguro del estudiante.
  • Que la primera familia empadrona al inbound en su domicilio y para ello tiene que asistir el estudiante, y su tutor legal, si es menor.
  • Que la familia tramita un documento de identidad local, puede ser TIE, dependiendo de la comunidad (Schenguen o no Schengen). Dada la dificultad de obtener una cita para su obtención, es muy importante lograr día y hora guardando el justificante de la solicitud como prueba. No es crítico que la cita supere los tres meses desde que viene porque eso ya no depende de nosotros sino de la carga de trabajo de la Policía.
  • Para los inbounds NO SCHENGEN: Pedir la extensión de la visa (si no se efectúa pasan a estar ilegales).
  • Organizar el traslado a la primera reunión de orientación de inbounds, organizada por el distrito.
  • Organizar con el consejero la bienvenida en el aeropuerto. Debemos disponer de una foto del momento de acogida en la que se vea a miembros rotarios y la familia de acogida. Esta foto formará parte importante de la vida de los estudiantes.
  • Acudir a la formación presencial de los YEOs.
  • Organizar la presentación de los inbounds en el club.
  • Asegurar la asistencia de los inbounds a una cena o actividad con el club.
  • Reunión con el consejero para comprobar que está en contacto con el inbound.
  • Entrevistar a los nuevos candidatos de intercambio largo. Hacer que vengan acompañados por sus familias para dar a conocer el Club y aprovechar para presentarse, explicar los proyectos y que el responsable de membresía sea su contacto en el tiempo de intercambio.
  • Organizar la presentación de los estudiantes que han participado en los intercambios cortos y largos del año anterior.
  • Asegurar la asistencia de los inbounds a una cena o actividad con el club.
  • Asesorar a los nuevos outbounds en las inscripciones
  • Asegurar la asistencia de los inbounds a una cena o actividad con el club.
  • Asegurar que los nuevos outbounds han completado la inscripción antes del cierre.
  • Entrevistar a los nuevos candidatos de intercambio corto.
  • Asegurar la asistencia de los inbounds a una cena o actividad con el club.
  • Organizar el traslado a la segunda reunión de orientación.
  • Reunión con el consejero para comprobar que está en contacto con el inbound.
  • Asesorar a los nuevos candidatos de intercambio corto en las inscripciones.
  • Asegurar la asistencia de los inbounds a una cena o actividad con el club. la asistencia de los inbounds a una cena o actividad con el club.
  • Asegurar que los nuevos candidatos de intercambio corto han completado la inscripción antes del cierre.
  • Asegurar la asistencia de los inbounds a una cena o actividad con el club.
  • Se empiezan a publicar los camps. Se entrevistan candidatos y se realizan inscripciones.
  • Asegurar la asistencia de los inbounds a una cena o actividad con el club.
  • Reunión con el consejero para comprobar que está en contacto con el inbound.
  • Asignar el inbound a una familia del club. Para ello debe enviar información del estudiante, aunque NO la aplicación entera. Por ahora solo se envían las cartas, las fotos y el pasaporte.
  • Leer la ficha médica de los inbounds e informar a la familia cualquier dato de relevancia, como por ejemplo alergias. Reclamar toda la documentación que falte.
  • Mandar un mail al estudiante extranjero (con copia a su YEO, padres y familia española), para dar la bienvenida. De paso se solicita cualquier documentación que falte.
  • Subir la documentación al link del mail: El certificado de admisión del club, la Garantía Escolar y el acta notarial del tutor legal.
  • Enviar a secretary@spainrye.es: La primera familia a la que irá cada inbound, el colegio al que probablemente irá el/la estudiante, Nombre, Dirección, Código Postal, Población, teléfono, email y nombre de contacto; el consejero asignado (nombre, dirección, teléfono y email) y el tutor legal si es menor. El consejero y el tutor legal pueden o no ser la misma persona.
  • Asegurarse de que el consejero y el tutor legal envían su certificado de ausencia de delitos sexuales a secretary@spainrye.es.
  • El YEO recibe un segundo mail en donde se le pide subir al mismo link:
  • a) El acta de manifestaciones del representante legal (YEO o consejero) según el modelo adjunto, con su DNI y Certificado de delitos sexuales. **SÓLO NO SCHENGEN Y MENORES DE EDAD al 31 de agosto**
  • b) La Guarantee form (GF) adjunta cumplimentada POR ORDENADOR y firmada
  • c) El certificado de matrícula escolar, se adjunta un modelo orientativo.
  • Prever actividades cuando concluya la enseñanza obligatoria
  • Organizar el traslado a la tercera reunión de orientación.
  • Recordar a la familia la compra del blazer azul para outbound.
  • Averiguar la fecha en que debe llegar el estudiante que vuelve.
  • Recordar a la familia la compra del pasaje e informar fecha y hora a los anfitriones. Sólo se puede comprar el pasaje cuando esté todo lo anterior. El billete debe permitir cambios sin coste o con coste bajo.
  • Asistir al taller virtual de formación en gestión financiera para el programa de intercambio.
  • Asegurar la asistencia de los inbounds a una cena con el club y organizar su despedida y lo mismo con los estudiantes de intercambio corto.
  • Invitar a los outbounds al club para presentarse antes de irse el siguiente curso escolar. Entregarles el material que envía el multidistrito.
  • Devolver al inbound el dinero del fondo de emergencia en la última semana.
  • Verificar la fecha de partida del inbound. Debe ser antes del 30 de junio. En caso de que no sea así hay que gestionar una extensión de seguro (pagada por su familia natural) y conseguir los permisos necesarios.
  • Enviar un representante del club al aeropuerto a despedir al inbound.
  • Recordar a las familias que asistan al taller virtual de formación de salidas y llegadas.
  • Estar atentos a los intercambios cortos.
  • Vacaciones para los YEOS 🙂
Scroll al inicio